Cash flow, czyli rachunek przepływów pieniężnych, pozwala ocenić możliwości przedsiębiorstwa w zakresie generowania zysków oraz informuje o tym, skąd pochodzą wpływy i w jaki sposób są wykorzystywane. Pokazuje, jakie obszary działalności pochłaniają najwięcej środków. Cash flow jest zatem jednym z najbardziej wiarygodnych i przejrzystych narzędzi służących do oceny kondycji finansowej firmy.

Tym samym jest świetnym źródłem informacji o tym, czy organizacja jest zdolna wywiązać się ze swoich zobowiązań wobec partnerów. Regularna kontrola rachunku przepływów pieniężnych powinna stanowić priorytet operacyjny każdego przedsiębiorstwa. Przyjrzyjmy się kilku czynnikom, które pozwolą usprawnić zarządzanie cash flow w firmie.

Organizacja dokumentów

Podstawową metodą kontroli finansów organizacji jest prowadzenie zestawienia wszystkich faktur –zarówno kosztowych, jak i sprzedażowych. Powinno ono zawierać również szczegółowe terminy płatności i przewidywane daty księgowania środków na firmowych rachunkach. Warto zadbać o to, aby odpowiedzialność za procedury finansowe była jasno zdefiniowana, a poszczególni pracownicy znali zasady i terminy rozliczeń obowiązujące w firmie. Znacznym ułatwieniem może okazać się tutaj wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Jest to szczególnie istotne, jeśli zarządzamy dużą organizacją, z rozbudowaną strukturą organizacyjną i obsługującą wielu klientów. Sporo firm wprowadziło tego typu udogodnienie podczas pandemii, aby usprawnić pracę zdalną. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów papierowe formularze odchodzą powoli do lamusa, a księgowanie odbywa się szybciej i sprawniej. Przynosi to też szereg usprawnień organizacyjnych. Wszystkie dokumenty są w jednym miejscu – na odpowiednim dysku lub w chmurze, a uprawnieni pracownicy mają do nich zdalny dostęp. 

Wpływy i wydatki pod kontrolą

Cash flow jest elementem sprawozdania finansowego, na które składa się jeszcze bilans oraz rachunek zysków i strat, ale dostarcza znacznie bardziej praktycznych informacji niż te dwa dokumenty. Jest w dużej mierze odzwierciedleniem zmian w przepływach pieniężnych. Pozwala zatem na bieżąco kontrolować ryzyko zaburzenia płynności finansowej organizacji. Wypracowany przez firmę zysk netto nie zawsze oznacza bowiem, że organizacja jest w dobrej kondycji. Jeśli kwoty zobowiązań są wyższe niż wpływy do firmowego budżetu, bilans czy rachunek zysków mogą być mylące. Dlatego niezwykle ważne jest monitorowanie przebiegu poszczególnych projektów.

Płynny przepływ dokumentów czy informacji pomiędzy poszczególnymi działami, może przyspieszyć realizację zleceń oraz przełoży się na lepszą obsługę klienta. Pozwoli też szybciej reagować na ewentualne problemy, np. z zaopatrzeniem i kontrolować niepotrzebne wydatki.  

Usprawnienie procesów

W przypadku zarządzania organizacją kluczowa może okazać się szybkość i skuteczność działań. Warto zatem usprawnić procesy księgowe automatyzując akceptację poszczególnych dokumentów. Coraz więcej firm korzysta ze specjalnego, skrojonego na miarę oprogramowania biznesowego, które umożliwia m.in. elektroniczne zatwierdzanie dokumentów finansowych. Znacznie przyspiesza to pracę działu finansów. Umożliwia ono również automatyzację wielu innych czynności związanych z obsługą finansową poszczególnych projektów – managerowie mają stały dostęp do wprowadzonych do systemu danych, również z aplikacji mobilnych, co ułatwia np. pracę w terenie. Dzięki automatycznym alertom odpowiedni pracownicy są na bieżąco informowani o postępach w realizacji projektów, brakujących fakturach czy zmianach zaakceptowanych przez przełożonego.

Pozwala to usystematyzować prace poszczególnych zespołów oraz przyspiesza obieg dokumentów księgowych. W znaczący sposób pomaga też zoptymalizować działania odbywające się cyklicznie, takie jak raportowanie, rozliczanie miesiąca czy kwartału oraz lepiej kontrolować terminy płatności. Z kolei skrócenie czasu między wystawieniem faktury sprzedażowej, a jej akceptacją i wysłaniem do kontrahenta, przekłada się na szybsze otrzymanie zapłaty, co może niekiedy znacznie poprawić sytuację finansową firmy. Funkcjonalności nowoczesnych systemów ułatwiają również procesy windykacyjne, umożliwiając np. wysyłanie do klientów zalegających z zapłatą automatycznych alertów. Usprawnienie tego typu procesów to ważny czynnik wpływający na rachunek cash flow.

Przezorny zawsze ubezpieczony

W rozważaniach na temat cash flow nie należy pomijać również aspektów prawnych, które mogą w znaczący sposób wpłynąć na funkcjonowanie organizacji. Negocjując z klientem lub kontrahentem warunki współpracy, zwróćmy uwagę, czy umowy, nie zawierają zapisów mogących negatywnie wpłynąć na cash flow naszej firmy. Np. niektóre firmy zastrzegają sobie możliwość zablokowania przelewu wszystkich środków w przypadku wystąpienia nawet drobnych opóźnień w realizacji zlecenia, a te nierzadko wynikają z czynników zewnętrznych – braków magazynowych, warunków pogodowych czy błędów podwykonawców.  Warto również zastanowić się, czy usługi świadczone na rzecz klientów mogą wymagać podniesienia niektórych kosztów w trakcie realizacji projektu – np. wskutek wzrostu cen surowców – i uwzględnić w umowie odpowiednie zapisy, które ochronią nas w takich sytuacjach.

Autor: Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland